New social security treatment of non-taxable expatriate allowances – confirmation from the social security authorities

Bart Elias 12 December 2012


As indicated in our HRS headline of 30 November 2012, the Belgian social security authorities have recently changed their position in respect of the amount of tax-free allowances that can be exempted from Belgian social security, in a bid to make Belgium and its special tax regime for foreign executives more attractive.

Yesterday, the social security authorities confirmed to us in writing that the amount of non-taxable allowances calculated according to the (fiscal) “technical note” may be grossed up by the travel exclusion percentage for individuals to whom the EUR 11,250 limit applies, up to a maximum of EUR 29.750.

This grossing-up does not therefore apply to individuals for whom the EUR 29.750 limit applies.

The social security authorities have confirmed that this new social security position applies as from 1 January 2012. This will therefore have an impact on the 2012 year-end payroll calculation.

Examples (in which the EUR 11.250 limit is reached):

  • 20% travel exclusion percentage: 11.250/80 x 100 = EUR 14.062,50
  • 40% travel exclusion percentage: 11.250/60 x 100 = EUR 18.750
  • 60% travel exclusion percentage: 11.250/40 x 100 = EUR 28.125
  • 80% travel exclusion percentage: 11.250/20 x 100 = EUR 29.750 (absolute maximum)

See the confirmation e-mail received from social security authorities, below:

Ref.: AD.IV.5097/Regl/49855

Betreft: Vraagstelling grossing up of expat allowances

Geachte heer,

In navolging van uw telefonische contacten met onze dienst vindt u hieronder het schriftelijk standpunt van de RSZ aangaande de toepassing van het grensbedragen voor de buitenlandse kaderleden.

Indien de werkgever zich uitsluitend beroept op de circulaire (circulaire 08.08.83/1 nr. Ci.RH.624/325.294, moet hij zich ook houden aan de beperkingen en de maximumbedragen (142/3.7). De uitgaven en lasten moeten behoorlijk worden gerechtvaardigd (142/3.7),  de werkgever moet aantonen dat de terugbetalingen met het werkelijke bedrag van de meeruitgaven overeenstemmen (142/3.2),  er kan enkel een forfait worden gehanteerd omdat het juiste bedrag niet kan worden vastgesteld (142/3.3), de uitgaven moeten overeenkomstig ernstige en met elkaar overeenstemmende criteria worden bepaald, zij moeten tot het nagestreefde doel hebben gediend, enzovoort.

Wanneer de werkgever hogere bedragen wenst toe te kennen, moet de werkgever deze kosten steeds aan de RSZ kunnen staven aan de hand van bewijzen (vb. facturen).

Het moet dus gaan over bijkomende uitgaven die rechtstreeks voorvloeien uit de tewerkstelling in België en de werkgever moet in staat zijn om de kosten te staven door aan te tonen dat de criteria voor de recurrente kosten, die door de belastingsdienst zijn bepaald in hun technische nota en in de vergelijkende studies, zijn gerespecteerd, meerbepaald:

  • de kosten van levensonderhoud (cost of living allowance);
  • de kosten van huisvesting (housing allowance)
  • het verschil in belastingen (tax equalisation)

Met betrekking tot deze drie genoemde types van kosten (cost of living allowance, housing allowance en tax equalisation), erkent de RSZ dat de berekening gebeurt op dezelfde basis als deze die wordt toegepast door de belastingsdienst in zijn technische nota. Zij neemt dus dezelfde maximale forfaitaire bedragen in aanmerking, namelijk 11.250 EUR voor kaderleden en 29.750 EUR voor onderzoekers. Deze maximumbedragen mogen in principe niet overschreden worden.

Recent heeft de RSZ echter de toepassing van het maximumbedrag gewijzigd voor wat betreft het buitenlandse kaderlid dat niet onder het forfait onderzoeker valt en dat verschillend behandeld wordt wat betreft het in rekening brengen van zijn kosten door de fiscaliteit (waarbij voor het vaststellen van het grensbedrag enkel het loon dat onder de Belgische fiscale regeling valt in rekening wordt gebracht), en door de RSZ (waarbij het volledige loon voor het vaststellen van het grensbedrag in rekening wordt gebracht).

Regel van toepassing vanaf inkomstenjaar 2012 (Dmfa van het 1ste kwartaal 2012):

Het forfait van 11.250 EUR die van toepassing is op buitenlandse kaderleden, mag worden aangepast in functie van het percentage van tewerkstelling van het buitenlandse kaderlid in België, met een limiet van 29.750 EUR, overeenkomstig de volgende modaliteiten:

Door de RSZ max. aanvaarde forfait = 11.250/% aanwezigheid in België x 100

Voorbeelden (waarin de plafond van 11.250 EUR wordt bereikt en mag overschreden worden):

  • 20% reizen naar het buitenland: 11.250/80 x 100 = 14.062,50 EUR
  • 40% reizen naar het buitenland: 11.250/60 x 100 = 18.750 EUR
  • 60% reizen naar het buitenland: 11.250/40 x 100 = 28.125 EUR
  • 80% reizen naar het buitenland: 11.250/20 x 100 = 29.750 EUR (absoluut maximum)

Uiteraard betreft het onkosten die in hun totaliteit ingeroepen worden tegenover de Belgische sociale zekerheid. Het percentage van de reizen naar het buitenland en het verblijf in België toegepast door de RSZ wordt vastgesteld door de Fiscale Administratie.

Omdat de kosten voor de fiscaliteit slechts gedeeltelijk worden doorgerekend, namelijk enkel op het deel dat onder de Belgische fiscaliteit valt, en de RSZ het volledige loon (met eventuele kosten) in aanmerking neemt, mag de correctie eveneens toegepast worden wanneer niet het maximale bedrag bereikt wordt.

Voorbeelden (wanneer het bedrag van onkostenvergoedingen minder bedraagt dan het plafond van 11.250 EUR, zelfde ratio):

  • 20% reizen naar het buitenland: 5.000/80 x 100 = 6.250 EUR
  • 40% reizen naar het buitenland: 5.000/60 x 100 = 8.333,33 EUR
  • 60% reizen naar het buitenland: 5.000/40 x 100 = 12.500 EUR
  • 80% reizen naar het buitenland: 5.000/20 x 100 = 25.000 EUR.

We merken wel op dat het voorgaande niet geldt wanneer het territoriale toepassingsgebied van de fiscale berekening en de RSZ berekening gelijklopend zijn, bijvoorbeeld wanneer het een kaderlid zou zijn van een niet-EER land maar er wel een bilateraal akkoord betreffende de sociale zekerheid bestaat. Zowel voor de fiscaliteit als voor de sociale zekerheid wordt enkel het Belgische aspect behandeld.

Voor de categorieën van werknemers op wie steeds de maximumgrens van 29.750 EUR van toepassing is (onderzoekers, …) mag nooit een proratisering van de kosten toegepast worden, ook niet wanneer de som van alle kosten lager is dan dit grensbedrag.

Met vriendelijke groeten

RSZ – Directie Reglementering

Contact us
Partner
+32 47 391 0602